MATRÍCULA

Circular 001 de Cobertura: sobre Cumplimiento de la Circular 14 Sobre Registro de Beneficiarios de Alimentación Escolar en el SIMAT, suscrita entre el Ministerio de Educación Nacional y el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. Para cumplir con el objeto de esta circular es necesario que conozca los siguentes archivos

En razón a la controversia suscitada en cuanto a la interpretación de la directiva Ministerial 10, que trata sobre el tiempo de permanencia de los docentes en los establecimientos educativos; ponemos a disposición de los directivos esa directiva y la carta aclaratoria enviada por la Viceministra de Educación.

El pasado mes de octubre de 2008, la Gobernación del Chocó, realizó el proceso de Auditoria a la matricula reportada por las Instituciones y Centros Educativos de nuestra jurisdicción, este proceso nos permitió hacer presencia en todos y cada uno de los establecimientos educativos de nuestro Departamento; la realización de esta actividad arrojo un aumento en la matricula de nuestro ente territorial de 3.757 alumnos esto se reflejará en los recursos transferidos al Departamento, a los Municipios y a los establecimiento educativos. (ver comparativo de matricula antes y después de la auditoría).

La Secretaría de Educación agradece de forma especial a los Alcaldes de Nuestro Departamento, de igual manera a Docentes, Directivos Docentes, funcionarios que participaron en este proceso y a la comunidad en general por que con su apoyo nos facilitaron el trabajo.

Para aquellas instituciones y centros educativos que están ingresando al sistema para este 2009, les informamos que para realizar de forma correcta el proceso deben realizar todas las etapas para dejar los alumnos matriculados en el siguiente orden:

1. Ajustar los grupos por grado y jornada para cada sede.

2. Graduar en el sistema los alumnos que terminaron sus estudios en el año anterior (si los hay).

3. Realizar la promoción para toda la institución o centro educativo.

4. Registrar los reprobados (alumnos que perdieron el año).

5. En caso de equivocarse y registrar un alumno como reprobado, deben realizar el proceso de anulación de reprobado para dicho alumno.

6. Transferencia de los estudiantes del grado quinto de las sedes que no tienen el grado sexto (6) a la sede donde continuaran la secundaria.

7. Matricular.

8. Cambios a matriculados (consiste en cambiar los alumnos de grado, jornada y grupo en la misma sede).

9. Novedades: Estas se registran de forma permanente y permiten pasar un alumno a los estados (matriculado, retirado, graduado, promocionado, prematriculado y trasladado).

10. Transferencia de alumnos entre sedes de la misma institución o centro: Consiste en pasar un estudiante de una sede a otra en este caso se debe tener en cuenta que el estudiante después de ser transferido se debe ingresar por la opción matricular y asentarle la matricula en la sede a la cual se transfirió.

11. Consulta de alumnos: este procedimiento se debe realizar para darnos cuenta cual es el estado del alumno en el sistema.

Nota: Para poder matricular un alumno en su institución o centro este debe aparecer en estado de retirado, de no ser así se debe solicitar a la institución o centro donde el estaba estudiando antes que por favor lo retire.

12. Registro de estudiantes nuevos: Los estudiantes nuevos son aquellos que al ser consultados en el sistema no existen, recuerde que el hecho que el estudiante sea nuevo en la institución o centro no significa que es nuevo en el sistema. Generalmente los alumnos nuevos en el sistema son aquellos que ingresan por primera vez.

NOTA: Es importante tener en cuenta que los alumnos se deben registrar en el sistema con todos sus datos, además en el preciso momento en que un estudiante se retira de la institución o centro educativo se debe registrar como retirado en el simat.

Es importante tener en cuenta que del reporte de matricula dependen: los recursos que se transfieren al Departamento para el pago de la nomina, los recursos que se transfieren a los municipios por calidad educativa y los recursos transferidos a los establecimientos educativos por gratuidad educativa; de igual manera la matricula es el insumo con el cual se realizan los estudios técnicos para determinar sobrantes o faltantes de Docentes, Directivos Docentes y Administrativos en las Instituciones y Centros Educativos.

Les solicitamos el favor de que lean la Resolución 5360 del 7 de septiembre de 2006. Emanada del Ministerio de Educación Nacional.

Cualquier inquietud favor comunicarse con cualquiera de los funcionarios de la oficina de cobertura educativa departamental:

Fabio Potes: 3146764189

Wilmar Palacios Renteria: 3117988178

Leonidas Hurtado C: 3122165989

Ya se encuentra en la página el formato de novedades laborales enviado en días anteriores a cada uno de ustedes. Recuerde que este formato debe ser entregado en la Oficina de Cobertura los días primeros días de cada mes. Haga clic aquí para bajar el formato de reporte de novedades.

El Ministerio de Educación Nacional informa a los alcaldes distritales y municipales, rectores de Instituciones Educativas y Centros y ala comunidad educativa en general:

Que el documentos CONPES 112 aprobado el 6 de febrero de 2008 asignó dentro de los recursos destinados para calidad educativa, la suma de $30.000 pesos por niño matriculado en Instituciones Estatales que pertenezcan a los niveles 1 y 2 del Sisbén. Estos recursos, que son girados por la Nación a los municipios y distritos, deben transferirse a cada una de las instituciones educativas beneficiadas según la matrícula reportada por la entidad territorial certificada al Sistema de Información de Educación Básica y Media.

La nación girará estos recursos a la entidad territorial con la transferencia del mes de marzo. La matrícula de asignación de estos recursos es el producto del cruce de la base del SISBEN que tiene el Departamento Nacional de Planeación con corte a 31 de marzo de 2007 y la base de datos SINEB del Ministerio de Educación Nacional con corte a 31 de ocutubre de 2007, tomando el rango de edades entre 5 y 17 años y por sector oficial.

Se invita a los alcaldes, Secretarios de Educación, rectores y comunidad educativa en general a que consulten la matrícula a la que se le asignaron estos recursos desagregada por municipio, institución y sede de la institución educativa a la que pertenece el estudiante beneficiado. Haga clic aquí para consultar si su institución tiene derecho a dicha transferencia.